很多初学者认为很难确定项目申请书的组织结构。一些资助机构对项目申请书格式的规定比较灵活，而另一些则要求各部分按照特定的次序进行安排。我们在本章所推荐的格式基于NSF（美国国家科学基金会 National
Science Foundation）在其经费申请指南中所建议的格式（目前该指南被NSF称作GPG，NSF08-1[2008年1月]；请务必使用最新版本）。
有效组织和交流的五个原则
有效的交流会明显提高你成功的机率。如果你的语言清晰简练，文字组织合理，你的观点就会更好地被人理解，它们的重要性也会更加明显，而评审人的意见也就会更加有用。我们建议从以下五个原则来阐述你的观点：
·
* 组织
·
* 强调
·
* 引导
·
* 聚焦
·
* 统一
组织完好的文件更易于被接受和理解。在项目申请书的开始部分就应强调你的最重要的观点。这样就会引导读者关注你认为最关键的问题，从而增强你的影响力。不要强调那些对研究来说不太重要的问题，也不要遗漏那些关键的信息。尽可能低将读者从大的背景引导到你所研究的具体部分，然后聚焦该主题——避免那些弱化或冲淡你的主题思想的信息。通过引导和聚焦，使评审人认定你的项目申请书以最有效和富有逻辑的方式解决了你所提出的问题。在项目申请书的开始部分向读者提供一份“指引图”，引导他们朝你所希望的方向思考。最后，要使你的表达和项目的中心目标统一起来。
组织一份针对NSF的项目申请书
NSF是一个独立的联邦机构，担负促进和提升美国在科学和工程学方面之学术的责任。近十年来的前期，该基金会每年受理的申请超过4万项，而每年批注资助大约一万一千个项目（NSF经费申请指南，2004，第二页）。可见，只有20%甚至更少的项目申请书得到了NSF的项目资助，因此，可以说竞争十分激烈。
NSF免费提供的“经费申请指南（GPG）”对项目申请书写作而言是一本非常实用文献。即使项目申请书并非提供给NSF，该指南对于任何撰写项目申请书的人都是很有价值的，因为它清楚地指明了典型的研究项目申请书要求。想要得到GPG，可登录NSF网站：http://www.nsf.gov。
提交给NSF的项目申请书有很多种，但我们在此只关注所谓完整的项目申请书。这些是向NSF提交的基础性研究项目申请书，其主题范围（所谓“大类”）涵盖地球科学、数学和物理学、工程学、生物科学、社会学、行为学以及经济学等。在这些大类及其他大类中，包括约250个计划（例如，在生物科学大类中，包括分子和细胞生物学部门，还有细胞生物学计划；而在地球科学大类中，包括地球科学部份，以及关于水文科学的计划）。
NSF指出：“项目申请书中应说明：（1）所申请的项目的目的以及科学、工程学或教学上的意义；（2）所使用方法的恰当性；（3）研究人员和项目承接人所在组织的资格条件；（4）该研究对科学、工程学和教育的基础设备的影响；以及（5）所需资金的数额。应当阐明所申请项目的价值，并要像准备公开发表的文章那样详尽细致地准备项目申请书。”
请注意，NSF的声明中并没有规定项目申请书的具体组成部分或特定的顺序，但是它强调了其评审人评估申请书的关键标准：
·
你的研究的整体意义
·
你申请经费理由的说服力
·
科学合理性、重要性、可能的深远影响、研究人员的资格条件，以及该项目对某一学科研究进程可能的提升作用。
当提交评审意见时，所有为NSF评审的人员和推荐需满足两个特定的价值标准：
价值标准1：所申请项目的学术价值体现在哪里？评审人需要明确所申请项目较之该领域现有知识有何种提高，对进行该项目的研究人员的资格条件进行评价，并确定该项目的观点是否新颖、原创以及比其他寻求资助的申请更值得获得帮助。
价值标准2：所申请项目的广泛影响体现在何处？评审人需要讨论所申请项目如何增进“发现和理解，同时促进教学、培训和学习”。评审人还需回答所申请项目将如何扩展“未被充分代表的群体的参与”，及其改进设备、仪器、网络和合作的程度。评审人还要对成果广泛传播的方式以及其为社会带来的益处进行评价。
易犯的错误
概念上最容易出现的问题可能是没有明确工作的整体意义，或是没有使其与你的特定项目建立起逻辑联系。另一种典型的错误就是在复杂的细节或你已有的研究成果上浪费太多篇幅。除非这些细节或研究成果与你拟开展的研究有关，否则评审人不会注意它们。其他常见的缺点包括：无法建立可验证的假说或可确认的目标；假说或目标太多；糟糕的分析或同级方法；拙劣的实验设计；不重要的问题；虽有一个好的大背景，但其问题缺乏适当的检验；项目对时间和经费要求过高；研究能力和资格不够等。最后，要尽可能地避免程序上的错误。大多数的这种问题都是显而易见的，但也很关键。比如，要避免拼写错误、错引文献、文本中标号错误，这些会使评审人反感。要遵循所有分页长度的要求。使文件清晰、有逻辑、外观宜人，以及尽可能地有利于阅读。当你头脑中有这些具体问题时，你可再次去评价他人的项目申请书并审视自己的，这对于整个写作过程都是有益处的。